Vinkkejä toimintasuunnitelman ja talousarvion laatimiseen

Vuoden 2023 suunnittelu on jo täydessä vauhdissa monella työpaikalla. Jaan seuraavassa viisi seikkaa, jotka kannattaa huomioida yrityksen, yhdistyksen tai säätiön toiminnan vuosisuunnittelussa:

1. Selkeä kytkentä strategiaan

Jotta strategia voi toteutua, on sitä pantava systemaattisesti toimeen jatkuvasti. Strategian tulee toimia vuosisuunnitelman perustana. Usein tämä ei toteudu ja pienikin lisähuomio strategian ja toimintasuunnitelman yhteyden auki kirjoittamiseen voi auttaa niiden välisen kuilun umpeen kuromista.

Jos yrityksessä ei ole tapana päivittää strategiaa jatkuvasti, on strategiaa hyvä tarkistaa vähintäänkin vuosisuunnittelun yhteydessä. Täten voidaan huolehtia siitä, että strategiasta johdetut tavoitteet ja kehittämistoimet ovat ajan tasalla ja osumatarkkuus toivotulla tasolla.  

2. Kehittämistoiminnan korostaminen

Vuosisuunnitelmasta tulisi käydä yksinkertaisella tavalla ilmi, kuinka yhteisö toteuttaa toiminnan tarkoitustaan tulevan vuoden aikana ja mitä määrällisiä tai laadullisia muutoksia tavoitellaan.

Jotta kaikille suunnitelmaa ohjenuoranaan käyttäville olisi selvää, millaisin kehittämisohjelmin ja investoinnein muutosta tuetaan, on nämä syytä nostaa korostetusti esiin. Unohtamatta lakisääteisiä elementtejä – osana suunnitelmaa tai erillisinä liitteinä.

3. Henkilöstövoimavarat

Organisaatioiden tavoitteet eivät aina täyty. Syy voi olla niinkin yksinkertainen, että toteutukselle ei ole varattu sen edellyttämiä resursseja. Voi olla, että ’business as usual’ vie kaiken työajan saati, että työyhteisön kehittämiselle taikka rakenteiden ja toimintamallien uudistamiselle olisi varattu se aika mitä tavoitteiden saavuttaminen vaatii.

Suunnittelussa olisi huomioida myös ulkopuolisen avun tarve. Sillä on aina liittymä myös henkilöstön resursointiin, sillä hyvien kumppanien hankinta ja laadukas yhteistyö vaativat ajankäyttöä. Ilman tämän huomioimista yhteistyö tuskin tuottaa organisaation kannalta optimaalisia tuloksia.

4. Aikatauluttaminen ja vuosikellot

Kelloilla ja kalentereilla on edelleen käyttöä työelämässä. On tärkeää ajoittaa ja rytmittää normaali toiminta, kehittäminen ja erityiset tapahtumat siten, että ne mahdollistavat tasapainoisen työskentelyn, osallistumisen, yhteistyön onnistumisen ja jaksamisesta huolehtimisen.

Hyvä vuosisuunnittelu ilmenee muun muassa siten, että organisaation eri osien, johdon ja hallituksenkin vuosikellot on synkronoitu valmistelun, päätöksenteon, viestinnän, toimeenpanon ja seurannan tarpeet huomioiden – kumppaniyhteyksiä unohtamatta.

5. Talousvaikutusten arviointi

Suunniteltujen toiminnan muutosten, kehittämisen ja investointien taloudellisten vaikutusten arviointi on tärkeä osa toiminnan suunnittelussa. Talousarvio ei turhaan kutsuta numeeriseksi esitykseksi toimintasuunnitelmasta.

Melko usein talouden suunnittelu tapahtuu irrallaan toiminnan suunnittelusta tai ainakin näitä asioita tekevät aivan eri ihmiset. Parhaimmillaan toimintasuunnittelua organisaation eri tasoilla tekevät ihmiset ymmärtävät ja ottavat huomioon oman ja yhteisen toimintansa taloudellisen ulottuvuuden. Jokaisella on näin ollen oman työnsä kautta vastuu taloudesta ja valta tehdä työnsä puitteissa taloudellista kestävyyttä edistäviä ratkaisuja.

Koitko listaukseni hyödylliseksi? Onko jotain, mistä haluaisit kuulla lisää tai kenties saada sparrausta organisaationne toiminnan ja talouden suunnitteluun? Otathan yhteyttä niin keskustellaan!

Prof. Iiro Jussila
Partner, Skillmotor Finland Oy

LinkedIn
iiro.jussila@skillmotor.com
p. +358 50 465 9899